Saga mot Verklighet

Nyteg hade den fördelen att vi hade en mycket stark ekonomi som tillät en stor buffert i budgeten. Detta kom synnerligen väl till pass eftersom vi inte med säkerhet kunde veta hur mycket allting skulle komma att kosta. Vi hade ju inga redovisningar från tidigare lajver av Nytegs storlek att tillgå när vi gjorde var budget. I slutändan såg vi också hur vissa poster sköt i höjden medan andra hamnade under det beräknade. Därför kan man dra en slutsats från det faktum att vi så att säga kunde låta allting kosta vad det kostar, och det är att om man avsätter mindre pengar än vad vi gjorde av med på något område kommer det innebära en kamp mot kistbotten. Vissa undantag tas dock upp.

Det går enkelt att göra av med hur mycket pengar som helst på en lajv, så vad en budget egentligen går ut på är prioriteringar. Vissa utgifter är ofrånkomliga och det är de som gäller områdesskötsel och säkerhet. I vilken grad det är möjligt att fördela resurserna mellan de övriga kostnaderna är upp till konceptet för lajven man ska skapa. Om inga husbyggen ska uppföras minskar t ex både scenografi och transportkostnaderna.

Lika viktigt som det är att inte underskatta sina utgifter är det att inte överskatta sina inkomster. En stor lajvs huvudsakliga inkomster är (än så länge?) av två slag - deltagaravgifter eller bidrag. Att överskatta hur mycket bidrag man ska få är enkelt, men inte så skadligt eftersom den kloke arrangören givetvis blåser av projektet om han/hon skulle få för många nej. Den kloke arrangören har dessutom så god tidsplanering att hon eller han inte hunnit göra av med några betydande summor pengar innan dessa besked kommit. Att överskatta deltagaravgifterna innebär att överskatta intresset för sin lajv, och detta är heller inte så svårt att göra. Riskerna är dock betydligt större, eftersom man oftast är betydligt längre inne i arbetet när man märker att man har budgeterat och spenderat utifrån att långt fler skulle komma än vad som är fallet. Att publicera en välgenomtänkt och realistisk budget i sitt första utskick är som tur var något sons stärker de presumtiva deltagarnas förtroende för arrangemanget.

Ofta kan man under arbetet behöva justera budgeten allteftersom. Om en post har överskridits. eller oundvikligen är på väg att göra det, måste man omprioritera och skära ner på en annan post. Det motsatta kan givetvis också hända - att pengar blir över någonstans. Detta är självklarheter, det vi vill betona är att det är oerhört viktigt att verkligen konkretisera justeringarna i budgeten så att man hela tiden har en mycket klar bild av det ekonomiska läget. De sista veckorna, och speciellt de sista dagarna, innan lajven rullar pengarna iväg med osannolik fart. Då gäller det mer än någonsin att den ekonomiansvarige har kontroll på hur det ekonomiska läget ser ut, hur mycket ni har gjort av med inom varje område och hur mycket ni eventuellt har tuggat in er i bufferten. Han eller hon måste ha detta i huvudet för att kunna fatta mänga snabba beslut. Det uppkommer alltid oförutsägbara svårigheter. I den sista veckans förberedelser är det då sannare än någonsin att pengar kan köpa tid. Att låta en bil bli stående en halv dag på grund av punktering kan vara förödande. Gruppen vars släpkärra ni skulle låna ringer och säger att de blir 36 timmar försenade till området. Har ni pengar till att hyra en?