Saga mot Verklighet

När deltagarna kommer till området är det alltid på sin plats med en kontroll där en arrangör eller en funktionär prickar av att deltagaren har kommit till området. En stor del av det slutgiltiga arbetet i relationen arrangör - deltagare samlas lämpligen upp här, det rör sig om allt från kontroll av att deltagaravgiften är betald till vapenkontroll och myntutdelning.

Incheckningen går enklast till så att man ser till att alla bilar kör samma väg in till lajvområdet. På lämpligt ställe står en arrangör eller annan funktionär vid en spärr och checkar in alla personer som anländer till på området, deras utrustning och allt annat på listan arrangörerna har ställt upp. På Nyteg hade vi två olika incheckningar eftersom vi trodde att köbildningen skulle blivit för stor om alla deltagare kom samma väg. Det var ett misstag som bara gjorde att det krävdes extra funktionärer, en incheckning hade gott och väl räckt.

Det är mycket vanligt att ligga efter sitt tidschema beroende på olika faktorer. Det behöver inte gälla alla deltagare, men incheckningen är det sista målet man kan ställa upp för allt som man inte hinner med i förväg. Några saker måste ske i incheckningen, så vi tar de först.

Betalningskontroll: Checka av att alla som kommer har betalat eller låt dem göra det på plats. Alla måste identifieras vid incheckningen så att inga snyltare kommer förbi. Om någon inte kan betala direkt, låt honom eller henne skriva på ett betalningsavtal där personen förbinder sig att betala vid hemkomsten. Ett betalningsavtal bör innehålla uppgifter om legitimation och underskrift från personen i fråga. Se till att betalningsavtal finns till hands vid incheckningen.

Avprickning: Detta är mycket nödvändigt av den enkla anledningen att man måste veta att alla har kommit så att man kan köra igång evenemanget. Det går inte att ha bilar som kör runt på området och lämpar av utrustning efter lajvens start. En komplett avprickningslista är också viktig ur säkerhetssynpunkt. Om en skogsbrand bryter ut måste man som ansvarig kunna säga om det är sannolikt att det finns människor där det brinner. Utan en komplett lista på vilka som faktiskt är på området är det omöjligt. Som tredje anledning kan nämnas att det alltid är roligt att i efterhand kunna kolla hur många som faktiskt dök upp, bland annat för att se om ekonomin stämmer.

Vapenkontroll: Eftersom man aldrig kan vara säker på att de vapen man har sett under gruppmötena är i lika gott skick nu måste man kontrollera alla vapen som åker in på området. Detta är i första hand en säkerhetsfråga, i andra hand en estetisk fråga. Man bör inte ha med sig hur fula vapen som helst på en lajv.

Myntutdelning: Vi har aldrig varit med om att arrangörer lyckats dela ut mynt innan deltagarna är på området, så den punkten hannar bland de andra måstena. Se till att i förväg ha gjort upp en lista på vilka roller som ska ha hur mycket pengar.

Annat som kan göras i incheckningen, om funktionärerna har tillräckligt goda instruktioner, är bland annat utdelning av brev och intriger till spelare som inte fått dessa, instruktioner för parkering och lägerplatser och hur man hittar dem, utdelning av intrigföremål, m m.

Se även för guds skull till att sätta upp skyltar så att deltagarna hittar till incheckningen.